Маңызды. Тізбе практикалық сипатта және ең жиі кездесетін кінәларды қамтиды. Міндетті құжаттардың құрамы санға, қызмет түріне және компания ерекшелігіне байланысты. Өзекті талаптар — adilet.zan.kz сайтындағы ҚР ЕК қолданыстағы редакциясында.
Неге бұл көрінгеннен маңыздырақ
Кадрлық құжаттардың болмауы үш түрлі тәуекел жасайды. Біріншісі — тексеру кезіндегі әкімшілік жауапкершілік. Екіншісі, әрі қымбатырағы — ұтылған еңбек дауы: егер жұмыс беруші өз ұстанымын құжатпен растай алмаса, сот мәселені қызметкердің пайдасына шешеді. Үшіншісі — қызметкерді қол қойып таныстырмаған ережелерді бұзғаны үшін жауапкершілікке тарту мүмкін еместігі.
Тізім: 12 позиция
| № | Құжат | Нені тексеру керек |
|---|---|---|
| 1 | Барлық қызметкермен еңбек шарттары | Әр қызметкер бойынша бар-жоғы, барлық міндетті шарт, екі тараптың қолы, бір данасы қызметкерге берілген |
| 2 | Ішкі еңбек тәртібі ережелері | Бекітілген, өзекті, қызметкерлер қол қойып таныстырылған |
| 3 | Штат кестесі | Бекітілген, нақты құрамға және шарттардағы лауазымдарға сәйкес келеді |
| 4 | Жеке құрам бойынша бұйрықтар | Қабылдау, ауыстыру, демалыс, босату — әрбір кадрлық әрекетке, нормаларға сілтемемен |
| 5 | Жеке істер және есепке алу карточкалары | Жүргізіледі, өзекті деректерді қамтиды, дербес деректер қорғалған |
| 6 | Демалыс кестесі | Бекітілген, қызметкерлер таныстырылған, нақты демалыстар бұйрықпен рәсімделген |
| 7 | Жұмыс уақытын есепке алу табелі | Тұрақты жүргізіледі, жалақы есебіне сәйкес келеді |
| 8 | Лауазымдық нұсқаулықтар | Әр лауазым бойынша бар, қызметкерлер қол қойып таныстырылған |
| 9 | Еңбекақы және сыйақы төлеу құжаттары | Ереже бекітілген, сыйақы өлшемдері түсінікті және бірізді қолданылады |
| 10 | Еңбекті қорғау және нұсқама құжаттары | Нұсқамалар өткізілген, журналдар толтырылған, қолдар бар |
| 11 | Дербес деректерді өңдеуге келісім | Барлық қызметкерден алынған, деректерді сақтау ұйымдастырылған |
| 12 | Жұмыс беруші актілерімен танысу парақтары | Әрбір ішкі құжат бойынша — барлық қызметкердің күні көрсетілген қолы |
12-тармақ — ең бағаланбағаны. 2026 жылдан бастап жұмыс беруші актісі ұғымы кеңейтілді: оған ішкі құжаттардың көбірегі түседі. Танысу парағы жоқ құжат іс жүзінде жұмыс істемейді — оған дауда да, өндіріп алуда да сүйенуге болмайды.
Екі сағатта өзін-өзі тексеруді қалай жүргізуге болады
- Қызметкерлер тізімін алып, әрқайсысы бойынша еңбек шартының бар-жоғын тексеріңіз. Бөлек — қоса атқарушыларды, уақытшаларды және «келісім бойынша» жұмыс істейтіндерді
- Шарттардағы лауазымдарды штат кестесімен салыстырыңыз. Алшақтық — тексерушілердің жиі табатыны
- Соңғы жылғы бұйрықтарды тексеріңіз: әрбір кадрлық әрекетке құжат болуы тиіс
- Ішкі тәртіп ережелері мен лауазымдық нұсқаулықтар бойынша танысу парақтарын табыңыз
- Үлгілердің жаңалығын тексеріңіз: егер еңбек шарты бірнеше жыл жаңартылмаса, онда ескірген тұжырымдар болуы әбден мүмкін
- Соңғы жылы босатылғандарды бөлек қараңыз: негіздер дұрыс рәсімделген бе және есеп айырысу жүргізілген бе
Шағын және орта бизнестегі типтік олқылықтар
Ең жиі не табылады
- Қызметкер бірнеше ай жұмыс істеп жүр, ал еңбек шартына әлі қол қойылмаған
- Шарттар бар, бірақ бір данада қол қойылған және қызметкерлерге берілмеген
- Шарттардағы лауазымдар штат кестесімен сәйкес келмейді
- Ішкі еңбек тәртібі ережелері бар, бірақ ешкім танысқан емес
- Демалыстар іс жүзінде беріледі, бірақ бұйрықпен рәсімделмеген
- Сыйақы басшының қалауымен, бекітілген өлшемдерсіз төленеді
- Лауазымдық нұсқаулықтар интернеттен жүктелген және нақты міндеттерді көрсетпейді
- Дербес деректерді өңдеуге келісім мүлде жоқ
Сақтауды қалай ұйымдастыру керек
Құжаттың болуы мен оны тез табу мүмкіндігі — әртүрлі нәрсе. Тексеруде немесе сотта «бір жерде бар», бірақ орынды уақытта табылмайтын құжат жоқ құжатпен бірдей жұмыс істейді.
Базалық ережелер
- Әр қызметкерге жеке қалта: шарт, бұйрықтар, өтініштер, танысу парақтары
- Нөмірленген бірыңғай бұйрық тізілімі — тұтас және үзіліссіз
- Барлық кілттік құжаттың электронды көшірмесі және сақтық көшірмесі
- Қолжетімділікті шектеу: дербес деректер бүкіл компанияға ашық болмауы тиіс
- Босатылғандардың құжаттары белгіленген мерзімде сақталады, бірден жойылмайды
- Кадрлық мұрағатқа бір жауапты — жауапкершілік шашыраңқы болғанда құжаттар жоғалады
Дербес деректер туралы. Кадрлық құжаттар дербес деректерді қамтиды, әрі оларды өңдеу ҚР «Дербес деректер және оларды қорғау туралы» заңымен реттеледі. Қызметкердің келісімі, сондай-ақ қорғаудың ұйымдастырушылық шаралары қажет: қолжетімділікті шектеу және қауіпсіз сақтау. Жеке істерге барлық қызметкердің еркін қолжетімділігі — бұзушылық.
Нені өз күшімен істеу, нені беру керек
Толыққанды кадрлық есеп уақытты және ағымдағы талаптарды білуді қажет етеді. Шағын компания үшін шынайы тәсіл былай көрінеді:
| Саны | Орынды шешім |
|---|---|
| 10 адамға дейін | Кадрлық есеп аутсорста — штаттық кадр маманын ұстау тиімсіз, ал өз бетінше жүргізу тәуекелді |
| 10–50 адам | Аутсорс не адам еңбек құқығын білген жағдайда функцияны бухгалтериямен қоса атқару |
| 50–150 адам | Штаттық кадр маманы, қажет болса — жылына бір рет сыртқы аудит |
| 150-ден жоғары | Функциялары бөлінген кадр қызметі |
Ең осал жағдай — кадрлық есеп бухгалтерге немесе кеңсе менеджеріне қосымша жүктеме ретінде «ілініп» тұрған компанияларда. Ресми түрде функция жабылған, іс жүзінде оған уақыт та, сараптама да қалмайды.
Олқылық көп болса неден бастау керек
Бәрін бірден жабуға тырыспаңыз. Басымдық мынадай:
- Еңбек шарттары — олсыз тәуекел ең жоғары
- Ағымдағы жылғы жеке құрам бойынша бұйрықтар
- Ішкі тәртіп ережелері және танысу парақтары
- Штат кестесі және шарттарды сәйкестікке келтіру
- Қалған құжаттар — қызметіңіз үшін маңыздылық тәртібімен
Қысқаша
Кадрлық құжаттардың ең аз жиынтығы еңбек шарттарын, ішкі тәртіп ережелерін, штат кестесін, бұйрықтарды, демалыс кестесін, табельді, лауазымдық нұсқаулықтарды, еңбекақы және еңбекті қорғау құжаттарын, дербес деректерді өңдеуге келісімді және танысу парақтарын қамтиды. Ең жиі әрі ең қымбат қате — танысу қолдарының болмауы: онсыз құжат жұмыс берушіні қорғамайды.