Важно. Перечень носит практический характер и охватывает наиболее частые претензии. Состав обязательных документов зависит от численности, вида деятельности и специфики компании. Актуальные требования — в действующей редакции ТК РК на adilet.zan.kz.
Почему это важнее, чем кажется
Отсутствие кадровых документов создаёт три разных риска. Первый — административная ответственность при проверке. Второй, и более дорогой, — проигранный трудовой спор: если работодатель не может документально подтвердить свою позицию, суд решает вопрос в пользу работника. Третий — невозможность привлечь сотрудника к ответственности за нарушение правил, с которыми его не знакомили под подпись.
Чек-лист: 12 позиций
| № | Документ | Что проверить |
|---|---|---|
| 1 | Трудовые договоры со всеми работниками | Наличие по каждому сотруднику, все обязательные условия, подписи обеих сторон, экземпляр выдан работнику |
| 2 | Правила внутреннего трудового распорядка | Утверждены, актуальны, работники ознакомлены под подпись |
| 3 | Штатное расписание | Утверждено, соответствует фактическому составу и должностям в договорах |
| 4 | Приказы по личному составу | Приём, перевод, отпуск, увольнение — на каждое кадровое действие, со ссылками на нормы |
| 5 | Личные дела и учётные карточки | Ведутся, содержат актуальные данные, персональные данные защищены |
| 6 | График отпусков | Утверждён, работники ознакомлены, фактические отпуска оформлены приказами |
| 7 | Табель учёта рабочего времени | Ведётся регулярно, соответствует расчёту заработной платы |
| 8 | Должностные инструкции | Есть по каждой должности, работники ознакомлены под подпись |
| 9 | Документы по оплате труда и премированию | Положение утверждено, критерии премирования понятны и применяются единообразно |
| 10 | Документы по охране труда и инструктажам | Инструктажи проведены, журналы заполнены, подписи есть |
| 11 | Согласия на обработку персональных данных | Получены от всех работников, хранение данных организовано |
| 12 | Листы ознакомления с актами работодателя | По каждому внутреннему документу — подписи всех работников с датами |
Пункт 12 — самый недооценённый. С 2026 года понятие акта работодателя расширено: под него подпадает больше внутренних документов. Документ без листа ознакомления фактически не работает — на него нельзя опереться ни в споре, ни при взыскании.
Как провести самопроверку за два часа
- Возьмите список сотрудников и проверьте наличие трудового договора по каждому. Отдельно — совместителей, временных и тех, кто работает «по договорённости»
- Сверьте должности в договорах со штатным расписанием. Расхождения — частая находка проверяющих
- Проверьте приказы за последний год: на каждое кадровое действие должен быть документ
- Найдите листы ознакомления по правилам внутреннего распорядка и должностным инструкциям
- Проверьте свежесть шаблонов: если трудовой договор не обновлялся несколько лет, он почти наверняка содержит устаревшие формулировки
- Отдельно посмотрите уволенных за последний год: правильно ли оформлены основания и произведены расчёты
Типичные находки в малом и среднем бизнесе
Что обнаруживается чаще всего
- Сотрудник работает несколько месяцев, а трудовой договор так и не подписан
- Договоры есть, но подписаны в одном экземпляре и работникам не выданы
- Должности в договорах не совпадают с штатным расписанием
- Правила внутреннего трудового распорядка существуют, но никто с ними не ознакомлен
- Отпуска фактически предоставляются, но приказами не оформлены
- Премии платятся по усмотрению руководителя без утверждённых критериев
- Должностные инструкции скачаны из интернета и не отражают реальные обязанности
- Согласия на обработку персональных данных отсутствуют вовсе
Как организовать хранение
Наличие документа и возможность быстро его найти — разные вещи. При проверке или в суде документ, который «где-то есть», но не находится за разумное время, работает так же, как отсутствующий.
Базовые правила
- Отдельная папка на каждого сотрудника: договор, приказы, заявления, листы ознакомления
- Единый реестр приказов с нумерацией — сквозной и без пропусков
- Электронные копии всех ключевых документов с резервным хранением
- Разграничение доступа: персональные данные не должны быть открыты всей компании
- Документы уволенных хранятся установленные сроки, а не уничтожаются сразу
- Один ответственный за кадровый архив — при распылённой ответственности документы теряются
О персональных данных. Кадровые документы содержат персональные данные, и их обработка регулируется законом РК «О персональных данных и их защите». Требуется согласие работника, а также организационные меры защиты: ограничение доступа и безопасное хранение. Свободный доступ к личным делам для всех сотрудников — нарушение.
Что делать своими силами, а что передать
Полноценный кадровый учёт требует времени и знания текущих требований. Реалистичный подход для небольшой компании выглядит так:
| Численность | Разумное решение |
|---|---|
| До 10 человек | Кадровый учёт на аутсорсе — держать штатного кадровика невыгодно, а вести самостоятельно рискованно |
| 10–50 человек | Аутсорс либо совмещение функции с бухгалтерией при условии, что человек разбирается в трудовом праве |
| 50–150 человек | Штатный кадровик, при необходимости — внешний аудит раз в год |
| Свыше 150 | Кадровая служба с распределением функций |
Наиболее уязвимое положение — у компаний, где кадровый учёт «висит» на бухгалтере или офис-менеджере в качестве дополнительной нагрузки. Формально функция закрыта, фактически на неё не остаётся ни времени, ни экспертизы.
С чего начать, если пробелов много
Не пытайтесь закрыть всё сразу. Приоритет такой:
- Трудовые договоры — без них риск максимальный
- Приказы по личному составу за текущий год
- Правила внутреннего распорядка и листы ознакомления
- Штатное расписание и приведение договоров в соответствие
- Остальные документы в порядке значимости для вашей деятельности
Коротко
Минимальный набор кадровых документов включает трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, штатное расписание, приказы, график отпусков, табель, должностные инструкции, документы по оплате труда и охране труда, согласия на обработку персональных данных и листы ознакомления. Самая частая и самая дорогая ошибка — отсутствие подписей об ознакомлении: документ без них не защищает работодателя.